Berlin. Eine KIM-Adresse ist für Hausarztpraxen heute keine Besonderheit mehr. Die meisten nutzen KIM, um AU-Bescheinigungen digital an die Krankenkassen zu übermitteln. Was viele aber weniger nutzen: „Ärzte und Psychotherapeuten können darüber auch sicher und datenschutzkonform mit Kolleginnen und Kollegen elektronisch kommunizieren und zum Beispiel eArztbriefe versenden“, erinnert die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) aktuell. Möglich seien zudem einfache eNachrichten, wenn das Praxisverwaltungssystem (PVS) dies unterstützt.
Weil immer wieder Unsicherheiten auftreten, hat die KBV Fakten rund um KIM zusammengestellt. Folgende Tipps lassen sich daraus zusammenfassen:
1. Weitere KIM-Adressen für größere Praxen einrichten
Die meisten Praxen haben eine KIM-Adresse, die mit dem Praxisausweis (SMC-B) verknüpft ist, die Mails werden dann vom Team gesichtet und weitergeleitet. Bei großen Gemeinschaftspraxen und Medizinischen Versorgungszenten (MVZ) kann es zeitsparender sein, weitere Adressen einzurichten, rät die KBV.
Fakt 1: “Zu jeder praxisbezogenen KIM-Adresse sind theoretisch bis zu 999 weitere möglich”, erklärt die KBV.
Folgen in der Praxis: Die eingehende Post wird in diesem Fall automatisch dem jeweiligen eingerichteten Postfach zugeordnet, zum Beispiel dem der Gynäkologin und dem des Hausarztes. Auf die Postfächer haben alle Mitarbeitenden der Praxis Zugriff, sie ist aber quasi “vorsortiert”.
2. Eigene KIM-Adresse für persönliche Post anlegen
Ärztinnen und Ärzte haben außerdem die Möglichkeit, sich eine individuelle KIM-Adresse einzurichten. Dann erhalten sie ihre Post direkt und nur sie können auf das Postfach zugreifen.
Fakt 2: In diesem Fall erfolgt die Verschlüsselung über den Heilberufsausweis (HBA). Die Mails können somit nur geöffnet werden, wenn der HBA im Kartenterminal steckt.
Folgen in der Praxis: Ist der Arzt nicht da, weil er zum Beispiel Urlaub hat, kann kein anderer aus der Praxis die Posteingänge sichten.
3. Adressbuch im PVS nutzen
Um die Adressen von Kolleginnen und Kollegen zu suchen, stehen zwei Wege zur Verfügung:
- über den Verzeichnisdienst, das zentrale Adressbuch der Telematikinfrastruktur (TI), oder
- in der Kollegensuche, eine Anwendung der KBV im Sicheren Netz der KVen, das über die TI erreichbar ist.
Fakt 3: Für beide Suchen gilt: Es sind lediglich die Adressen von Praxen zu finden, nicht jedoch individuell eingerichtete Adresse von Ärztinnen und Ärzten.
Folgen in der Praxis: Nutzer können im Verzeichnisdienst nach Postleitzahl, Straße, Name der Praxis oder des Arztes suchen. Wie gut das funktioniert, hängt laut KBV entscheidend vom jeweiligen Praxisverwaltungssystem (PVS) ab. Sofern das PVS es anbietet, ist laut KBV empfehlenswert, ein eigenes Adressbuch mit häufig benötigten KIM-Adressen im PVS anzulegen. “So können Praxen schnell darauf zugreifen, wenn sie beispielsweise einen Arztbrief versenden wollen.”
4. KIM-Adresse bei Kollegen bekannt machen
“Ärzte und Psychotherapeuten sollten alle Möglichkeiten nutzen, die KIM-Adresse ihrer Praxis bei Kolleginnen und Kollegen bekannt zu machen”, rät die KBV. Hierfür können Briefkopf, Visitenkarten oder Praxis-Webseite genutzt werden – also überall parallel zur herkömmlichen E-Mail-Adresse. “Auch auf Arztbriefen oder auf Befunden kann sie erscheinen”, erinnert die KBV.
Fakt 4: Ein klarer und eindeutiger Name der KIM-Adresse kann zusätzlich helfen, schnell gefunden zu werden. Einheitlich ist die Grundstruktur XVZ@anbieter.kim.telematik.
Folgen in der Praxis: Praxen können den Abschnitt vor dem @ individuell wählen. Auch kann nach dem @ der Anbieter-Teil als kostenpflichtige Wunschdomäne freigeschaltet werden.
5. Eigene Adressdaten prüfen
Laut KBV ist zudem sinnvoll, einmal die eigenen Daten im Verzeichnisdienst herauszusuchen und zu überprüfen. Denn: “Korrekte Angaben machen es Kolleginnen und Kollegen leichter, die richtige Adresse zu finden.”
Fakt 5: Bestehen Fehler im Datensatz, können sich Ärzte mit ihrem Änderungswunsch an die entsprechende Organisation wenden.
Wichtig in der Praxis: Ansprechpartner für praxisbezogene Adressen ist die jeweilige Kassenärztliche Vereinigung (KV) und für individuelle Adressen die jeweilige Ärzte- oder Psychotherapeutenkammer. “Dass es unterschiedliche Ansprechpartner gibt, hängt damit zusammen, dass praxisbezogene KIM-Adressen über den Praxisausweis (SMC-B) laufen und hierfür die KVen die Daten bereitstellen. Individuelle KIM-Adressen wiederum sind an den Heilberufsausweis geknüpft, für den die Kammern die Daten bereitstellen.
