"Rauchende Köpfe"Dank KIM-Knigge Kommunikation statt Chaos

Als die österreichische Regierung Ärztinnen und Ärzten zu Jahresbeginn das Fax verboten hat, sorgte das für skurrile Szenen: Praxen verschickten plötzlich wieder DVD, CD-ROM oder USB-Sticks mit Patientendaten per Boten, Taxi und in der Not sogar mit Rettungsmitteln zu Kliniken. Die Ärztekammer riet in ihrer Not, verschlüsselte E-Mails mit Adressen aus einem gesonderten Verzeichnis zu nutzen.

Statt den Faxen sollte ein zuvor eingeführtes cloudbasiertes System zum Austausch der Dateien genutzt werden. Dessen Nutzung war jedoch zu umständlich. Denn eines muss man dem Fax zugestehen: Es funktioniert meist problemlos und zuverlässig.

Auch in Deutschland ist es daher immer noch an vielen Stellen als Hauptkommunikationsweg, besonders mit Heimen, etabliert. Zum 1. Juli müssen Pflegeheime und -dienste sich an die Telematikinfrastruktur (TI) anschließen. Droht hier nun auch der Kollaps?

Nein, sind die Rauchenden Köpfe überzeugt. Denn in Deutschland gibt es mit der TI seit Jahren ein geschütztes System zum Datenaustausch. Inzwischen sind nahezu alle Arztpraxen und Apotheken sowie immer mehr Kliniken angeschlossen. Nun kommt die Pflege hinzu. Wie wird sich dadurch die Kommunikation verändern?

Austausch mit Heimen jetzt umstellen

Bisher kommunizieren Hausarztpraxen überwiegend mittels Fax und Telefon mit Pflegepersonal bei Heimen und Diensten. Dies ist zwar einfach, aber nicht gerade effizient und umweltfreundlich, da auf beiden Seiten meist eine Trennung zwischen Fax und Praxisverwaltungssystem (PVS) besteht.

Es mündet also in reichlich bedrucktem Papier, das gefaxt, gedruckt, zurückgefaxt, gedruckt, gescannt und abgeheftet oder geschreddert wird. Auch der Datenschutz ist dabei optimierbar, besonders wenn etwa (Wund)Fotos per Messenger (wie WhatsApp) oder unverschlüsselt per E-Mail verschickt werden.

Mit KIM (Kommunikation im Medizinwesen) gibt es für diese Prozesse aber bereits eine datenschutzrechtlich sichere Alternative. Damit können seit Jahren eNachrichten oder eArztbriefe samt Datei-Anhängen Ende zu Ende verschlüsselt, datenschutzkonform übertragen werden. Nutzen Sie also die TI-Anschlusspflicht in der Pflege zum 1. Juli als Chance, um mit Heimen und Pflegediensten die Zusammenarbeit neu abzustimmen.

Langfristig müssen diese KIM sowieso etablieren. Auch wenn momentan noch keine Sanktionen vorgesehen sind, mittel- bis langfristig werden Heime und Pflegedienste nur noch über KIM mit den Kassen abrechnen können. Auch wird die Verordnung häuslicher Kranken- und Intensivpflege ähnlich wie die eAU künftig nur noch digital erfolgen.

KIM-Knigge und Muster-Anschreiben

Damit das Pflegepersonal auf Sie aufmerksam wird, hat es sich aus Erfahrung der Rauchenden Köpfe bewährt, das Heim oder den Pflegedienst zunächst aktiv über den neuen Kommunikationsweg zu informieren. Nutzen Sie dazu zum Beispiel das Muster-Anschreiben (s. Kasten am Textanfang), das auch althergebracht gefaxt werden kann.

Idealerweise teilen Sie dabei bereits “Regeln” mit, wie aus Ihrer Sicht idealerweise die Kommunikation stattfinden sollte, um auf beiden Seiten Zeit zu sparen. Als kleiner “KIM-Knigge” hat sich etabliert Name/Vorname und Geburtsdatum des jeweiligen Patienten/in in den Betreff zu schreiben. Zudem sollten Sammelanfragen unterbleiben: Pro Patient/in sollte es eine Nachricht geben (s. Abb. rechts).

Das klingt erstmal nach Mehrarbeit, so können Sie aber auch im Heim die Informationen in Ihrem PVS direkt den richtigen Patienten zuordnen.

Schon 2024 konnte dies mit Unterstützung des Hausärztinnen- und Hausärzteverbandes sowie der KV Niedersachsen im Harz getestet werden. Schon nach kurzer Zeit wollte niemand mehr zurück zum Fax. Die Vorteile direkt aus der Software zu kommunizieren liegen auf der Hand:

• Vitaldaten und Anfragen für alle Seiten (und MDK) nachvollziehbar und leserlich
• Fotos (von Wunden) in guter Qualität
• Sicherer Austausch von Medikamentenplänen, Arztbriefen oder der Wundversorgungsanleitung (www.hausarzt.link/wunddoku) etc. und das direkt in der eigenen Akte abspeicherbar
• Bei Bedarf legaler Austausch von eRezepten (www.hausarzt.link/sy8Tx)

Bei Heimen hat sich gezeigt, dass Stationspersonal meist nicht gut über die TI informiert ist, aber sich nach einem besseren Austausch sehnt. Hier sollten Sie den Weg über die Heim- oder Pflegedienstleitung gehen. Vor noch mehr Anfragen brauchen Sie sich nicht sorgen. Die Kommunikation wird aus Erfahrung der Rauchenden Köpfe eher besser und zielgerichteter.

KIM auch für andere Leistungserbringende

Diese oder ähnliche Vorteile gelten natürlich auch für die Zusammenarbeit mit anderen wie Kliniken oder gebietsärztlichen Praxen. Elektronische Arztbriefe mit direkter Zuordnung zu den Versicherten, sind bei guter Umsetzung im PVS eine echte Arbeitserleichterung.

Etablieren Sie auch hier den kollegialen Austausch via KIM. Idealerweise erhalten Sie dann nicht nur ein Deckblatt als eArztbrief und den Brief selbst als Anhang – sondern einen korrekt konfigurierten eArztbrief. Wenn das noch nicht gut klappt, dann sprechen Sie mit den Praxen darüber.

Weitere Anwendungsfälle für die eNachricht

Manchmal vernachlässigt werden eNachrichten, also der kollegiale Austausch, ohne direkt einen Arztbrief darzustellen. Dies kann ein echter Mehrwert sein, wenn beide Seiten darauf eingestellt sind. Nur wer weiß, dass er ein digitales Postfach hat, wird regelmäßig hineinschauen. Beispiele:

Terminvermittlung und “digitale Überweisung”: Eine richtige eÜberweisung wäre wünschenswert – bis es diese gibt, können Sie sich aber schon jetzt mit KIM behelfen. Denken Sie an Fälle, in denen eine zeitnahe fachärztliche Vorstellung nötig ist, Versicherte regulär aber nicht so schnell einen Termin bekämen. Nach Einwilligung des Versicherten schicken Sie eine eNachricht an die Facharztpraxis mit Patientendaten, Telefonnummer, kurze Problemschilderung und ggf. sinnvoller Dokumentation. Die Praxis kontaktiert dann die Betroffenen oder meldet Ihnen einen Termin (ggf. als Hausarztvermittlungsfall 03008 EBM, 16,24 Euro) zurück. Nach vorheriger Absprache ist so eine deutlich effizientere Terminvermittlung als per Telefon oder Fax möglich.

Telekonsil: Sie wollen etwa eine Hautveränderung abklären, weil es sich unter topischer Therapie nicht verbessert hat. Nach Einwilligung der Betroffenen schicken Sie eine eNachricht mit Daten und Foto an die Hautarztpraxis. Diese antwortet per eNachricht mit einem Therapievorschlag, weil eine Vorstellung nicht nötig ist. Hierfür können Sie die 01670 EBM (13,63 Euro) ansetzen, die Antwortenden die 01671 (15,63 Euro) abrechnen. Mehr zu dieser extrabudgetären Vergütung finden Sie unter www.hausarzt.link/971PK.