An Schnittstellen gehen immer wieder Informationen verloren, was die gemeinsame Versorgung der Menschen für alle Beteiligten erschwert. Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, wurde in Ausgabe 16/26 bereits ein Infobrief zum Entlassmanagement zur Verfügung gestellt.
Doch auch Hausarztpraxen liegen durch die langjährige Begleitung der Menschen in ihrem Praxisverwaltungssystem (PVS) relevante Daten für mitbetreuende Kliniken, Pflegeeinrichtungen oder Gebietsspezialisten vor.
Die “Rauchenden Köpfe” haben sich daher Gedanken gemacht, welche “Stammdaten” sich lohnen würden, strukturiert zu erfassen und diese bei Bedarf möglichst automatisiert aus dem PVS heraus Mitbehandelnden zur Verfügung stellen zu können – um allen die Versorgung zu erleichtern.
Welche Stammdaten wären relevant?
Jede/r kennt es aus der Klinikzeit: Was hätte einem nachts um drei in der Notaufnahme geholfen? Oder auch: Was würde uns helfen, wenn eine Neu- oder Vertretungspatient erstmals die Praxis aufsucht? In einer idealen Versorgungswelt stünden folgende Informationen rasch zur Verfügung.
Diese lange Liste lässt einen schnell verzweifeln: Das soll ich zusammensuchen und dann auch noch mitgeben? Aber: Viele dieser Informationen liegen in der Hausarztpraxis durch die kontinuierliche Betreuung über Jahre in der Regel vor! Irgendwo ist es dokumentiert, ob in den Stammdaten oder im Dokumentenarchiv. Nur halt oft nicht systematisiert “beisammen”.
Glücklicherweise wäre nur bei einem geringen Anteil der hausärztlich Versorgten die komplette Liste nötig und die Mehrheit hat weder Pflegestufe noch Rollator – also “nichts” einzupflegen.
Dennoch stellt sich die Frage: Warum bekommen wir die Daten bisher nicht rasch aus dem PVS heraus und wie können wir das lösen?
Daten strukturiert dokumentieren
Um Daten aus einem System später leicht und automatisiert exportieren zu können, braucht es in der Regel eine standardisierte Erfassung.
- Recherchieren Sie dafür zunächst für Ihr PVS, wie Sie Daten systematisch ablegen können und wie Sie es dann wieder “zu Papier” bekommen. In “guten” PVS lassen sich zum Beispiel standardisiert eingegebene Daten automatisiert per Platzhalter bei der Dokumentation weiterverwenden.
- Bauen Sie sich dann im PVS entsprechende “Begleitbriefvorlagen” mit den entsprechend sinnvollen Platzhaltern. So befüllt das PVS bei Bedarf die Begleitbriefvorlage automatisch. Die einmalige Anlage ist zwar erstmal mühsam, aber Sie, andere Behandelnde und auch Ihre Patientinnen und Patienten profitieren dann jahrelang davon, dass Sie nötige Daten rasch ausspielen können.
Die Vorlagen können Sie etwa als ausgedruckte Version auf Papier, als “Notfall/Kurzakte” in der ePA oder als PDF-Anhang in einer KIM Nachricht nutzen. Anmerkung: Den Versuch, Obiges (oder Teile davon) “auf der Karte” als Notfalldatensatz zu hinterlegen, darf man gelinde gesagt als gescheitert ansehen. Dies aber eher aus technischen als aus Sinnhaftigkeitsgründen.
Übrigens: Eine strukturierte Erfassung kann auch Ihrer eigenen Praxis zugutekommen. Nämlich, wenn Sie obige Daten automatisiert intern in Ihrem PVS weiterverarbeiten.
Ein Beispiel: Liegt mindestens Pflegegrad 3 vor, kann das PVS einen Transportschein für diese Person schneller (weil ggf. semiautomatisch) korrekt ausfüllen. Aber dies ist momentan sicher noch eher für IT-Affinere.
Austausch verbessern
Einen standardisierten Austausch untereinander – also zwischen verschiedenen Praxen, aber auch Kliniken oder Heimen – würden eine eÜberweisung oder eEinweisung ermöglichen. Dies wird aber noch auf sich warten lassen, die eÜberweisung soll Ende 2028 erprobt werden, ein Jahr später dann in die Fläche ausgerollt werden – so zumindest derzeit der Plan… Die eEinweisung ist noch gar nicht angedacht.
Wie können Sie Mitbehandelnde trotzdem jetzt schon gut informieren? Da man ohne Nachfrage der Patienten nicht gezielt einzelne Praxen empfehlen darf (Verstoß gegen Wettbewerbsrecht), ist bei der normalen Überweisung das Einstellen solch gesammelter Daten in die ePA in der Regel sinnvoll.
Tipp: Drucken Sie dann dazu aber einen entsprechenden Hinweis auf die Überweisung selbst.
Wenn Sie wissen, wer die Person mitbehandelt, ist ein “Anbei aktuelle Unterlagen” im Behandlungskontext per KIM-Versand sinnvoll. Sprechen Sie doch die Praxen aus Ihrem Umfeld, mit denen Sie für viele Ihrer Patientinnen und Patienten öfter zusammenarbeiten einmal an, ob und wie diese mit einer “Kurzakte” arbeiten können. Aus Erfahrung der “Rauchenden Köpfe” rennt man damit meist offene Türen ein!
Und beim Krankenhaus? Da herrscht oft noch ein Zustand wie in Analogistan. Für Patientinnen und Patienten, die stationär behandelt werden müssen, hilft in der Regel nur ausdrucken. Für die hochvulnerablen Menschen macht es sowieso Sinn, neben einer gepackten Tasche immer auch “gepackte Unterlagen” mit dabei zu haben.
Vielleicht nehmen Sie diesen Artikel jetzt einfach mal auf die Liste der Dinge, die anfangs Arbeit, aber doch Sinn und am Ende, wenn es etabliert ist, sogar Spaß machen. Den Stress bei einer Einweisung “alles” beisammen zu haben, lösen sie nämlich im Nachgang mit sehr wenigen Klicks.
