Eine Teambesprechung, während eine Medizinische Fachangestellte (MFA) im Homeoffice arbeitet – oder eine organisatorische Abstimmung zwischen Haupt- und Zweigpraxis: Für viele hausärztliche Praxisteams gehören Videokonferenzen mittlerweile zum Alltag. Auch ein kollegialer Austausch oder die Absprache mit dem IT-Dienstleister findet immer häufiger per Microsoft Teams, Zoom und Co statt.
Doch während bei Videosprechstunden und Telekonsilien die strengen Sicherheitsvorgaben systematisch vorgegeben sind, können sie bei “einfachen” Videokonferenzen leicht untergehen. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) hat aus diesem Grund jüngst erinnert, worauf Praxen bei ihrer Videokommunikation achten sollten. Dazu gehört insbesondere auch die Sensibilisierung des Teams.
Basis: Die Technik
Wenn keine sensiblen Daten besprochen oder gezeigt werden, können Praxen gängige Videokonferenzdienste nutzen. Dies gilt laut KBV insbesondere für organisatorische Zwecke, etwa die Besetzung am Anmeldetresen und Telefon, Vertretungen für die Urlaubszeit, Bestellungen von Praxismaterial oder Arbeitsschutzthemen.
Wichtig in der Praxis: Sobald Patientendaten besprochen werden, muss auf einen anderen, sicheren Kommunikationsweg gewechselt werden. Praxisinhabende sollten verbindlich festlegen, welche Videodienste zu welchen Zwecken genutzt werden dürfen.
Generell sollten Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber darauf achten, dass der ausgewählte Videokonferenzdienst so sicher wie möglich ist. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gibt hierzu online eine Orientierung: www.hausarzt.link/Atg6L
Zudem sollte im Auge behalten werden, dass Updates regelmäßig eingespielt werden, um Sicherheitslücken zu vermeiden.
Sicherer Zugang und Datenschutz
Für den Zugang zur Videokonferenz sollten individuelle Einladungslinks, Passwörter oder virtuelle Warteräume genutzt werden. Dabei sollten Videokonferenzen ausschließlich in einer geschützten Umgebung stattfinden, also beispielsweise nicht im öffentlichen Zug-Abteil.
Aber auch im Homeoffice ist spätestens beim Umgang mit sensiblen Informationen besondere Sorgfalt erforderlich: Unbefugte Personen dürfen nicht mithören, Bildschirminhalte dürfen nicht eingesehen werden können. Bei Bildschirmfreigaben muss darauf geachtet werden, dass nicht “aus Versehen” weitere Inhalte wie geöffnete E-Mails oder Einträge aus dem PVS gezeigt werden.
Praxis-Tipp: Für geringe Kosten können Laptops, etwa für den Einsatz bei externen Fortbildungen oder in gemeinsam genutzten Konferenzräumen, mit einer Sichtschutzfolie ausgestattet werden, die die Einsicht in Bildschirminhalte von der Seite unmöglich macht.
Klare Vorgaben für das Team
Ebenso wichtig wie technische und organisatorische Maßnahmen ist, das Praxisteam regelmäßig für einen datenschutzkonformen und verantwortungsvollen Umgang mit Videokonferenzen zu schulen, erinnert die KBV. Im Praxisteam sollten klare Vorgaben bestehen,
- welche Inhalte per Video besprochen werden dürfen,
- welche Vertraulichkeits- und Datenschutzanforderungen gelten und
- wie MFA Sicherheitsrisiken erkennen und vermeiden können.
Merke: Als Faustregel kann laut KBV gelten: “Videokonferenzen sollten mit derselben Vertraulichkeit durchgeführt werden, als säße das Praxisteam gemeinsam in einem geschlossenen Besprechungsraum.”
