"Rauchende Köpfe"Sortieren, scannen, benennen: Dokumente rasch bearbeiten

Jeden Tag treffen zahllose Dokumente und Anfragen in Hausarztpraxen ein. Diese effizient und rechtssicher zu bearbeiten, verbessert letztlich auch die Patientenversorgung und den Praxisablauf. Die erste Herausforderung sind dabei die unterschiedlichen Zugangswege.

Informationen gelangen heute auf vielerlei Wegen in die Praxis und nicht mehr nur per Brief, Fax oder von Patientinnen und Patienten mitgebracht. Als Eingangspforten etabliert haben sich inzwischen eArztbrief, KIM-Nachrichten oder seit Oktober verpflichtend die elektronische Patientenakte (ePA).

Hinzu kommen ggf. freiwillig eine Versicherten-App (extern oder in der Praxisverwaltungssoftware (PVS)) oder der TI-Messenger, den Gematik und Kassen propagieren (s. Artikel “TIM – Mit Patienten in Echtzeit von überall sicher kommunizieren”). Um die Übersicht zu behalten, braucht es also eine Strategie.

Ist-Analyse in der Praxis

Machen Sie als ersten Schritt einen “Kassensturz” und listen Sie im Team auf, auf welchen Wegen Sie mit Dokumenten und Anfragen konfrontiert werden. Dann überlegen Sie gemeinsam, welche Eingangswege sie umstrukturieren oder sogar abschalten könnten.

Briefe und mitgebrachte Befunde werden bestehen bleiben. Merke: Hier ist es aber entscheidend, wie Doubletten erkannt und verarbeitet werden.

Wichtig: E-Mails sind unverschlüsselt aus Datenschutzgründen ein No-Go. Auch wenn es in den Händen der Absendenden liegt, was inhaltlich übermittelt wird, kann selbst eine Terminanfrage mit Mitteilung dieses Termins zumindest in der Theorie Probleme machen. Auch sind E-Mails immer eine potentielle Einfallspforte für Viren.

Das Fax ist leider dank unzureichender Digitalisierung vor allem des Kliniksektors noch immer kaum wegzudenken. Auch die Kommunikation mit Heimen und Apotheken läuft in den meisten Praxen noch über diesen antiquierten Weg.

Tipp: Bekommen Sie das Fax noch ausgedruckt? Dann überlegen Sie, ob sie nicht auf “Digital-Fax” umstellen können! Eingehend kommt das dann idealerweise als PDF an, und ausgehend haben Sie das Fax am besten als “virtuellen” Drucker eingerichtet, der dann einfach die Fax-Software öffnet. Niemand muss heute noch Papier ausdrucken und in ein Fax einlegen, um es dann zu verschicken. Mutige schalten das Fax inzwischen ab.

Vom Fax umstellen können Sie in vielen Fällen auf KIM (Kommunikation im Medizinwesen). Wie Sie damit in der Praxis starten inklusive eines “KIM-Knigge”, finden Sie hier: www.hausarzt.link/p9sza. Seit 1. Juli sind alle Heime verpflichtet, sich an KIM anzuschließen.

Mitunter rennt man bei diesen offene Türen ein, wenn man “modern” und “aus der Dokumentationssoftware” heraus kommunizieren möchte! In der Realität wird`s noch etwas dauern bis es alle können, aber glauben Sie uns: KIM mit direkter Kommunikation aus dem PVS kann eine Arbeitserleichterung sein!

eNachricht per KIM kam mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeit (eAU) faktisch “mit” in die Praxen. Leider nutzen viele diese tolle verschlüsselte Form der E-Mail noch nicht oder es ist im PVS nicht gut umgesetzt.

Tipp: Machen Sie sich damit vertraut. Denn haftungsrechtlich kann ein Absender nachweisen, an Sie verschickt zu haben, und ein “Ignorieren” ggf. wichtiger Informationen könnte für Sie also zu Problemen führen.

Ein, zumindest im ambulanten Sektor, großer Erfolg und bei guter Umsetzung im PVS echte Arbeitserleichterung, ist der elektronische Arztbrief (eArztbrief). Er kann direkt den jeweiligen Versicherten im PVS zugeordnet werden und spart Porto sowie Versandzeit.

Inzwischen werden knapp 3,5 Millionen eArztbriefe pro Monat verschickt. Auch wenn es sich oft noch nicht um “strukturierte” Daten handelt, die gut ausgewertet werden können, so sind sie wenigstens verlustfrei und gut lesbar mit geringer Dateigröße archivierbar und in der Regel direkt den “richtigen” Patienten zugeordnet, was Fehlzuordnungen “reduziert”.

Externe Apps haben oft das Problem der “Schnittstelle”, also die Integration ins PVS. PVS-eigene Apps sind deutlich komfortabler. Die Sorge, mehr Anfragen zu bekommen, ist zwar gegeben.

Hier hilft es, klare Regeln an Patientinnen und Patienten zu kommunizieren, für welche Fälle dies gedacht ist – und nicht “wenn der kleine Zeh juckt”. So wird die Kommunikation insgesamt effizienter. In schwierigen Fällen kann dieser Kanal für Einzelne auch “geblockt” werden.

Seit Mitte Juli müssen die Kassen zudem den TI-Messenger in die ePA ihrer Versicherten integrieren (s. Artikel “TIM – Mit Patienten in Echtzeit von überall sicher kommunizieren“). Für Leistungserbringende ist die Nutzung von TIM aber freiwillig, TIM muss bisher nicht ins PVS integriert werden.

Momentan ist zudem die Freischaltung für Versicherte noch komplex. Absehbar ist daher nicht mir einer massenhaften TIM-Nutzung durch Versicherte zu rechnen. Eher ist dies eine schnelle Option unter Profis wie mit der Apotheke oder dem Heim.

Post priorisieren und scannen

Haben Sie die Kanäle auf die effizienten und nötigen reduziert, folgt der nächste Schritt: Stimmen Sie im Team ab, welche Dokumente und Anfragen Sie als Praxisleitung, welche vom ärztlichen und welche vom nicht ärztlichen Personal bearbeitet werden können. Einiges kann und sollte vom Praxisteam vorgefiltert und vorbereitend abgearbeitet werden. Denken Sie auch daran, bei der Aufgabenteilung Teilzeitkräfte und Urlaube zu berücksichtigen, also Vertretungsregelungen zu schaffen.

Merke: Die Praxisleitung trägt immer die Verantwortung, auch wenn sie nicht alle Dokumente selbst sehen muss.

Hilfreich ist eine zentrale Erfassung und Priorisierung: Alle Kanäle sollten möglichst an einer Stelle zusammenlaufen und dann wie in einer Poststelle den richtigen Empfängern zugeordnet werden.

Alle Papierdokumente erhalten zunächst einen Eingangsdatumsstempel und werden idealerweise sofort gescanned. Die Scans werden am besten in einem zentralen Eingangsordner digital gesammelt – das kann auch erstmal nur ein Netzwerkordner sein, auf den alle PC in der Praxis zugreifen können.

Tipp: Den Scan vom zentralen Ordner ins PVS zu importieren und den Versicherten zuzuordnen geht erfahrungsgemäß schnell. Dieses Vorgehen ist damit deutlich effizienter als erst die Versicherten im PVS aufzurufen, aus dem PVS den Scan anzustoßen und dann das Dokument (idealerweise mit Vorlage) zu benennen.

Zudem wird der Empfang in der Praxis entlastet. Denn die Zuordnung der PDF kann auch im Back- oder Homeoffice oder von jedem freien Arbeitsplatz stattfinden.

Tipp: Dokumentenscanner bieten inzwischen regelhaft die Möglichkeit der Texterkennung (optical character recognition, OCR) und zum Teil sogar schon die Verschlagwortung der Befunde. Dies hilft bei der Weiterverarbeitung und ggf. Kopieren von Textpassagen ungemein.

Vom Scanprozess getrennt sollte die digitale Weiterverarbeitung erfolgen. Auch große Praxen kommen so oft mit nur einem “ordentlichen” Scanner aus. Länger als zwei Sekunden pro Seite sollte kein Scanner mehr benötigen.

Tipp: Um direkt ePA-kompatibel zu archivieren, stellen Sie im Scanner möglichst “PDF/A” ( www.hausarzt.link/L4HEF) ein.

Weiterverarbeitung strukturieren

Ein Konzept zur Weiterverarbeitung der Dokumente im PVS ist aus Sicht der Rauchenden Köpfe sinnvoll. So können kleine Anfragen und Folgeverordnungen – etwa fürs Heim – möglichst bereits die MFA klären. Als ärztliche Aufgabe bleibt dann nur noch die Endkontrolle und Signatur.

Bei Briefen sollte festgelegt werden, ob auch dies bereits das Praxisteam klären kann. Wichtig: Geprüft werden sollte auch, ob es sich überhaupt um einen neuen Befund oder Inhalt handelt oder lediglich beispielsweise die chefärztliche Unterschrift hinzugekommen ist.

Auch unauffällige Routinekontrollen etwa aus der urologischen Krebsfrüherkennung oder Augenheilkunde, die unauffällige Mammographie oder unauffällige Laborbefunde können je nach Praxisstruktur und Zusatzqualifikation der MFA ohne ärztliche Vidierung direkt in die Patientenkartei abgelegt werden.

Wichtig: Überlegen Sie sich, wie Sie und Ihr Team auffällige Befunde oder notwendige Nachkontrollen möglichst genau so ablegen, dass Sie automatisch daran erinnert werden.

Ein Beispiel: Ein Patient war zur Darmspiegelung. Es wurde ein Polyp entfernt und in drei Jahren soll eine Kontrolle erfolgen, aktuell besteht kein Handlungsbedarf. Hier ist es sinnvoll sich eine Erinnerung als “Recall” direkt im PVS anzulegen und dann den Patienten zu gegebener Zeit zu erinnern.

Merke: Je standardisierter Sie hier vorgehen, desto besser wird Ihre Versorgungsqualität. Im ersten Moment erscheint das aufwändig, aber in drei Jahren müssen Sie dann nicht neu recherchieren, “wann muss derjenige wieder zur Koloskopie”.

Gute Verschlagwortung

Die korrekte Verschlagwortung der Dokumente ist sehr individuell. Sinnvoll erscheint es, neben Brief/Eingangsdatum eine Kombination aus “Fachrichtung Praxisname Praxisort” und ggf. die erfolgten Untersuchungen mit abzulegen.

In meinem Praxisumfeld weiß zum Beispiel jeder, wenn der Patient beim “Jäger” war, dass damit der Orthopäde gemeint ist. Für die Dokumentensuche ist es trotzdem sinnvoll dies zum Beispiel als “Orthopädie Jäger Osterode” zu benennen und ggf. um “LWS + Schulter” zu ergänzen. Weiteres Beispiel: “Kardiologie KH Herzberg – Herzkatheter-Echo”.

Tipp: Ermöglichen Sie in Ihrem PVS auf jeden Fall eine Schlagwortsuche. Je standardisierter Sie hier im Team arbeiten, desto effizienter wird die Arbeit mit den Dokumenten und Sie finden diese später schneller.

Neuer ePA-Metadaten-Spicker

Wichtig: Angesichts der anstehenden Pflichteinführung der ePA betrachten Sie insbesondere eigene Befunde nochmal kritisch bezüglich der Benennung (s. a. Kasten Medikationsplan unten).

Sie wissen vielleicht, was die “LUFU” bei Ihnen bedeutet. Sollten Sie es aber für andere teilen, ist eine genauere Benennung als “LUFU – Lungenfunktionsprüfung/Spirometrie” künftig hilfreicher. Die Benennung können sie einfach mittels Vorlage im PVS ablegen und so auch standardisieren.

Das Beispiel des Medikationsplan weckt mitunter Lust, die ePA zu ignorieren. Denn diejenigen, die sich Typ und Art als Vorgaben ausgedacht haben, werden vermutlich nie selbst reihenweise Dokumente in die ePA hochladen müssen. Hintergründe zu einem Dokumentationsleitfaden finden Sie unter www.hausarzt.link/mnVn9.

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben die Rauchenden Köpfe einen neuen Spickzettel erstellt, den ePA-Metadaten-Spicker: Dieser listet die häufigsten Befunde von hausärztlich erstellten Dokumenten auf, die Sie dann nach Typ und Art standardisiert in die ePA hochladen können.

Denn das Wichtigste bei der ePA ist: Sie müssen nur eigene Dokumente und von Ihnen in Auftrag gegebene Laborbefunde hochladen, und auch nur, wenn diese in geeignetem Format vorliegen. Das macht aber nur Sinn, wenn andere diese auch finden können. Das Hochladen fremder Befunde obliegt anderen Playern.

Merke: Alte Befunde sind durch die Kassen hochzuladen (www.hausarzt.link/XbmCV).

KI als Hilfe?

Noch in den Kinderschuhen stecken die meisten Arztpraxen bezüglich der Anwendung von technischen Hilfen in Form von künstlicher Intelligenz (KI). PVS bieten hier bisher noch selten selber eine originäre Lösung an. Progressive Praxen binden in der Regel externe Software in irgendeiner Form an oder arbeiten damit parallel und Kopieren dann ins PVS.

KI mag zunächst verlockend und aufwendig zugleich erscheinen. Aber Achtung: Wer KI anwendet, muss besonders Acht geben auf den Schutz der Gesundheitsdaten. Da diese mit zu den sensibelsten Daten zählen, gelten immens hohe gesetzliche Sicherheitsanforderungen nach DSGVO/BDSG, und auch die KBV IT-Sicherheitsrichtlinie ist hier immer mit zu beachten!

Nicht alles, was auf dem Markt erst mal verlockend aussieht und technisch möglich ist, kann in einer Praxis umgesetzt werden. Fließen Daten und Dokumente auf externe Server (“die Cloud”) ist immer sicherzustellen, dass dabei ein hinreichender Schutz gewährleistet ist.

Sollten Sie sich bezüglich Dokumentenmanagement bereits nach KI umsehen (auch KI-gestützte Zusammenfassungen sind denkbar), so ist ein lokaler Ansatz mit “alle Daten bleiben in der Praxis” aktuell zu bevorzugen.

Anders als bei Spracherkennungs-KI ist dies mit “überschaubaren” Hardware-Investitionskosten bereits jetzt komplett lokal umsetzbar. Schlüssel zur Umsetzung wird hier aber immer die gute Anbindung an Ihr PVS sein (und wenn es nur per technisch sehr alter GDT-Schnittstelle ist).

Betriebswirtschaftlich kann dieses Invest sich aber auszahlen: Jede Stunde, die Sie und Ihre MFA beim Dokumentenmanagement einsparen, ist bares Geld wert und macht Kapazitäten frei, um sinnvollere Dinge zu tun, als einen gefaxten Brief händisch zu digitalisieren und den Inhalt dann später doch nicht wieder zu finden.

Fazit

• Die zunehmende Vielfalt der Zugangswege für medizinische Dokumente stellt unsere Praxen vor organisatorische und technische Herausforderungen. Diese steigen noch mit den kaum praxistauglichen Vorgaben zur Dokumentation für die ePA.
• Eine klare Strategie zur Erfassung, Priorisierung und Archivierung ist für ein zufriedenstellendes Arbeiten entscheidend. Die Rauchenden Köpfe stellen als Hilfe den ePA-Metadaten-Spicker zur Verfügung.
• KI kann die Bearbeitung beschleunigen und standardisieren – ersetzt jedoch nicht die ärztliche Prüfung. Die Zukunft wird eine hybride Lösung sein: automatisierte Vorarbeit durch KI, kombiniert mit menschlicher Entscheidungskompetenz. Der Datenschutz ist hierbei besonders wichtig.