Wird die Praxis als GmbH geführt, dann besteht eine generelle Buchführungs- und Inventurpflicht gemäß Paragraf 242 Handelsgesetzbuch (HGB). Dann nämlich müssen für die Jahresbilanz die Anlage- und Umlaufvermögen erfasst sein. Für eine einzelne Praxis ist dies hingegen nicht notwendig. Nichtsdestotrotz sollten die Bestandsmaterialien regelmäßig geprüft werden.
Dadurch werden zum einen Engpässe aufgedeckt, aber auch eine Überlagerung und somit Verfall vermieden. Beides sind wichtige Aspekte, um die Patientensicherheit zu gewährleisten. Darüber hinaus werden Ressourcen geschont und Lagerungskosten gespart.
Falls sich im Laufe der Zeit vieles in der Praxis angesammelt hat, vielleicht auch noch an unterschiedlichen Lagerplätzen verweilt, dann ist es auch für die Einzelpraxis höchste Zeit, eine Bestandsaufnahme durchzuführen und eventuell auszumisten.
Inventur planen
Es gibt drei Arten von Inventuren: die Stichtagsinventur, die vor- oder nachverlegte Inventur und die permanente Inventur. Weiterhin wird unterschieden nach Art der Bestandsaufnahme: Buchinventur oder körperliche Inventur. Je nach Bedarf, muss für die geplante Inventur ein geeigneter Zeitpunkt ausgewählt werden. Bei bilanzpflichtigen Praxen besteht allerdings kaum Spielraum, denn die Aufstellung muss zum Abschluss eines Geschäftsjahres vorliegen, d.h. jeweils zum Jahresende.
Bei nicht bilanzpflichtigen Praxen wäre womöglich der Sommer besser geeignet, wenn das Patientenaufkommen nicht so hoch ist. Mindestens eine Person sollte die Inventur planen, das Zeitfenster festlegen und die helfenden Hände koordinieren. Im Vorfeld sollten die Inventar- und Bestandslisten, die bereits verfügbar sind, angeschaut und vorsortiert werden.
Idealerweise liegen diese bereits elektronisch in der Praxis-EDV vor. Sollte nicht bereits ein effektives und zuverlässiges Materialverwaltungssystem mit ggf. Barcodeerfassung unterstützen, dann sind händisch auszufüllende Inventurlisten das Mittel der Wahl.
Was muss gezählt werden?
Auch das ist individuell je nach Organisationsform der Praxis und Ziel des Vorhabens zu entscheiden sowie ggf. noch einmal mit dem Steuerbüro zu klären, aufgrund der Einteilung von Gegenständen in geringwertige Wirtschaftsgüter. In der Regel sind jedoch Instrumente, Geräte, Medizinprodukte, medizinische Verbrauchsmaterialien, Medikamente, Büromaterialien etc. zu zählen.
Bei einer Inventur sind dann die Art, die Menge und der Wert richtig aufzunehmen. Dazu sind jeweils gleichartige Listen pro Zimmer oder Lagerraum zu erstellen. Es muss eine konkrete Einweisung erfolgen und abgesprochen werden, in welchem Umfang die Zählung erfolgen und wie dokumentiert werden soll. Ziel ist es, Fehler zu vermeiden und im Nachgang die Listen korrekt zusammenzuführen, um so eine Auswertung für den Soll-Ist-Bestand zu ermöglichen.
Kontrolle behalten
Den Überblick über den Materialverbrauch und Einkauf der Praxis zu behalten, spart Zeit und Kosten. Deswegen ist es wichtig, dass sich die Praxis ein planvolles System zur Verwaltung der Lieferanten und des Einkaufs von Verbrauchsmaterialien aufbaut. Dabei sind viele Aspekte zu bedenken: Verantwortlichkeiten, Bestellintervalle (z.B. monatlich), in Frage kommende Lieferanten, Rabattaktionen, Skontovereinbarungen, Vorratshaltung und bei bestimmten Artikeln mögliche Lieferschwierigkeiten.
Auch die gesonderte Anforderung oder Rezeptabrechnung des Sprechstundenbedarfs (SSB) sowie die Apothekenbestellungen sind dabei zu berücksichtigen.
Grundsätzlich sollte festgelegt sein, dass alle ankommenden Bestellungen geprüft werden müssen, indem der Inhalt des Paketes mit dem Lieferschein und dem Auftrag abgeglichen wird. Daher sind die Bestelldaten zu archivieren und müssen rückverfolgbar sein.
Ist erst einmal ein gutes Material-Verbrauchsverzeichnis implementiert, vielleicht mithilfe eines Materialwirtschaftssystems oder einer übersichtlichen Exceltabelle, dann ist dieser Prozess kontrollierbar, zeitsparend und bei konsequenter Pflege dient er der effizienten Verwaltung sowie der dauerhaften Kostenkontrolle.
Fazit
Die regelmäßige Prüfung der Praxismaterialien beugt Fehlbeständen und Überlagerung vor, spart Kosten, schont Ressourcen und dient der Patientensicherheit.
