Ein internes Audit muss nicht unnötig aufgebläht werden, aber es ist sinnvoll in regelmäßigen Abständen einzelne Bereiche genauer unter die Lupe zu nehmen. Im Qualitätsmanagementsystem (QM) der DIN EN ISO sind die einzelnen Schritte sehr konkret vorgegeben. Für die ärztliche Praxis, insbesondere wenn es sich um eine Einzelpraxis handelt, könnte jedoch eine verschlankte, einfachere Umsetzung ausreichend sein.
Oft ist über das Praxisverwaltungssystem ein QM-Modul oder anderes Softwaretool in der Praxis vorhanden, welches bereits unterstützend Vorlagen anbietet. Allein eine Software im Einsatz reicht aber nicht aus, um ein funktionierendes QM zu betreiben. Denn dabei handelt es sich meist nur um die reine Dokumentenverwaltung.
Merke: Lebendiges QM braucht mehr – es benötigt das gemeinsame Verständnis von Prozessen und motivierender Zusammenarbeit mit einer offenen und konstruktiven Kommunikation als Basis.
Als sinnvolles Instrument kann hier ergänzend das interne Audit eingesetzt werden. Denn ein internes Audit, auch 1st Party Audit genannt, ist eine systematische, möglichst unabhängige Prüfung von Prozessen, Systemen und Aktivitäten innerhalb der Praxis. Es dient der detaillierten Erhebung und Bewertung der festgelegten internen Standards und Abläufe. Darüber hinaus soll es Handlungsbedarfe oder Nichtkonformitäten aufdecken und diesen nachhaltig entgegenwirken.
Auditplan erstellen
Idealerweise hat die Praxis einen abgestimmten Auditplan, in dem die Art (z. B. System-, Prozess-, Dienstleistungsaudit), das Ziel und der zeitliche sowie inhaltliche Umfang der Prüfung festgelegt sind. Im nächsten Schritt muss geklärt sein, ob es überhaupt Mitarbeitende gibt, die sich fachlich und zeitlich sowie ggf. unabhängig bzgl. des zu auditierenden Bereichs, eines Audits annehmen können.
So ist es wichtig, im Vorfeld das Themengebiet festzulegen wie beispielsweise “Medikamentenverwaltung”. Darunter fallen dann zu prüfende Punkte wie: Bestellung und Haltbarkeit der Arzneimittel, Befüllung Notfallkoffer/Arzttasche, Kontakt zur Apotheke und Liefe- ranten, Vorratshaltung, Lagerung (BtM), Kontrollmechanismus bei kühlpflichtig gelagerten Medikamenten und die Prüfung, ob geregelt ist, was passiert, wenn kritische Ereignisse im Zusammenhang mit Medikamenten auftreten (Meldewesen) etc.
Planung und Umsetzung
Zur Vorbereitung des Auditierenden dienen die bestehenden Prozessbeschreibungen, Richtlinien und ähnliche Dokumente für den zu prüfenden Bereich. Dann sollte im Vorfeld eine Liste an Fragen (Kriterien als Auditkatalog) erstellt werden, die später im Audit mit der für den Bereich zuständigen Person besprochen werden kann.
Denn nur so kann festgestellt werden, wo evtl. Verbesserungspotenziale schlummern. Die Fragen und die Fragetechniken spielen hierbei eine wichtige Rolle, um auch geeignete, verwertbare Antworten zu erhalten, aus denen im Nachgang Rückschlüsse gezogen werden können. Das Audit selbst, also der Befragungszeitraum (z. B. eine Stunde pro Bereich) sollte eingehalten werden.
Weiterhin sollte aber auch berücksichtigt werden, dass das interne Audit zwar potenzielle Schwachstellen aufzeigen soll, es aber nicht dazu führen darf, dass im Team Schuldzuweisungen entstehen. Deswegen sollte vorher, etwa in der Teambesprechung, klar kommuniziert werden, welchem Zweck das Audit dient – nämlich der Überprüfung der Wirksamkeit des Managementsystems und der getroffenen Regelungen.
Verbesserungen in Angriff nehmen
Die dokumentierten Ergebnisse müssen im Nachgang aufbereitet werden, um mögliche Verbesserungen zu initiieren. Über das Audit muss an geeigneter Stelle berichtet werden. Auch hier ist dann bestenfalls das gesamte Team einzubinden, um Prozessänderungen ggf. zu konsentieren oder/und über Korrekturmaßnahmen zu informieren.
Langfristig wird von Optimierungen aber nicht nur das Team profitieren, sondern es hat auch sicherheitsförderliche Effekte, die letztlich den Patientinnen und Patienten zugutekommen.
Die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen sollte weiterhin fortlaufend überwacht und verifiziert werden.
Fazit
- Systematische interne Überprüfungen zeigen Verbesserungspotenziale
- Sie bringen neue Impulse und dienen effizienteren Arbeitsabläufen
- Mitarbeitende erhalten Handlungssicherheit
- Qualitätsgestützte Patientenversorgung ist das Ziel
