DokumentenaufbewahrungDokumente aufbewahren – von A bis Z

A wie Aufbewahrungsfrist

Wann eine Aufbewahrungsfrist beginnt, hängt vom jeweiligen Dokument ab. Handelt es sich um Patientenunterlagen, dann beginnt die Frist entweder am Ende des Kalenderjahres, in dem die Behandlung stattgefunden hat, oder nach der letzten Untersuchung. Bei steuerrelevanten Belegen (Buchungsbelege) startet die Frist mit Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen über Medizinprodukte beginnt, sobald das Medizinprodukt außer Betrieb genommen wurde. Und bei Personalunterlagen beginnt die Frist erst am Tag nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters.

B wie Behandlungsunterlagen

In der Regel sind nach Paragraf 10 der Berufsordnung für Ärzte (MBO-Ä) die ärztlichen Aufzeichnungen nach Ende der Behandlung für die Dauer von zehn Jahren aufzubewahren, soweit nicht nach gesetzlichen Vorschriften eine längere Aufbewahrungspflicht besteht. Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) verjähren aber zivilrechtliche Ansprüche eines Patienten gegen seinen Arzt erst nach 30 Jahren. Daher ist es empfehlenswert, in besonderen Fällen, wie z.B. bei Komplikationen oder in rechtsanhängigen Situationen (Streitfällen), die Unterlagen mindestens so lange aufzuheben, bis eindeutig geklärt ist, dass aus der ärztlichen Behandlung keine Schadenersatzansprüche mehr geltend gemacht werden können.

C wie Chaos vorbeugen

Wenngleich das aktuelle Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III) als Ziel hat, Bürokratie abzubauen und “Zettelwirtschaft” zu reduzieren (etwa durch die Umstellung auf die elektronische Krankschreibung), so bringt dies zurzeit wenig nennenswerte Verbesserungen für den Praxisbetrieb. Also muss – nach wie vor – jede Praxis für sich eigene Wege finden, mit der Flut von Dokumenten umzugehen. Viele Schriftstücke lassen sich gut einscannen. Das spart Platz und Raum, kostet aber Archivierungs- sowie Arbeitszeit und trotzdem fällt parallel dazu aufzubewahrendes Papier an. Praxen sollten für die genannten Verwaltungstätigkeiten und das Dokumentenmanagement Prozesse definieren. Denn jeder Mitarbeiter muss wissen, wie mit Dokumenten umzugehen und diese abzulegen sind – ob in Schränken, im Archiv (z.B. Lagerraum) oder digital.

D wie Digitalisieren

Beim Digitalisieren von sensiblen Daten sind zwingend die Sicherheitsaspekte zur Aufbewahrung zu beachten. Die Nachverfolgbarkeit und Revisionssicherheit müssen gewährleistet sein: Wann wurde das Dokument gescannt? Ist es vollständig und lesbar? Ist es unverändert, also im originalen Zustand? Und wer hat es gescannt? Speicherorte und Sicherungskopien müssen geschützt und sicher verwahrt werden.

L wie lesbar aufbewahren

Einige Unterlagen aus Thermokopierpapier, etwa Faxe oder Tankbelege, werden mit der Zeit unlesbar. Es müssen aber alle Dokumente während der gesamten Aufbewahrungszeit leserlich bleiben. Insofern sollten für die Steuer Originale kopiert und zusammen mit dem Original aufbewahrt werden.

P wie Praxisaufgabe oder -übergabe

Wer seine Praxis aufgibt, muss weiterhin die Patientenakten sachgerecht aufbewahren. Zudem muss gewährleistet sein, dass bei Anfragen – sei es durch Patienten oder durch andere Berechtigte (z.B. Kassen) – auf die Akten zugegriffen werden kann. Bei der Praxisübergabe ist der Nachfolger erst dann berechtigt, die Akten einzusehen, wenn der Patient dazu eingewilligt hat.

V wie Vernichtung

Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, sind die Unterlagen sachgerecht zu entsorgen. Patientenunterlagen werden in verschiedene Schutzklassen eingeteilt. Dementsprechend sollte die Entsorgung und Vernichtung von sensiblen personenbezogenen Daten über einen fachlich, geeigneten Entsorgungsbetrieb – einen zertifizierten Betrieb, der nach DIN 66399 entsorgt – erfolgen. Für andere Dokumente können gemäß der Schutzklassen geeignete Schredder benutzt werden.

Z wie zum Schluss

Ärzte sollten die jährliche rechtmäßige Entsorgung kontrollieren und dokumentieren. Informationen zu Aufbewahrungsfristen von Dokumenten erhalten Praxen von ihrem Steuerbüro und der Kassenärztlichen Vereinigung.

Europäisches Praxisassessment (EPA)

EPA ist ein umfassendes Qualitätsmanagementsystem, welches mit wenig Aufwand leicht umzusetzen ist. Es basiert auf Qualitätsindikatoren, außerdem bezieht es die Perspektive von Patienten, Ärzten und Mitarbeitern der Praxen ein. Über die Benchmarking-Software VISOTOOL® können Arztpraxen sich anonym miteinander vergleichen. Insgesamt haben bisher über 2.500 Hausarztpraxen am EPA teilgenommen, viele davon haben sich anschließend zertifizieren lassen. Das EPA-System ist EU-förderfähig.

Beispiel eines Indikators aus dem Bereich “Datenschutz und Diskretion”:

• Die Praxis hat ein Verfahren zur sachgerechten Entsorgung und Vernichtung von Schriftstücken mit sensiblen Patienteninformationen.

EPA-Praxen profitieren nicht nur von den Befragungsinstrumenten, sondern auch von den umfangreichen Informationen zu zahlreichen Themen und Musterdokumenten. Diese werden mit dem Assessment zur Verfügung gestellt.

Mehr auf www.epa-qm.de

Fazit

• Ärzte müssen für ihre Praxen den Umgang und die Aufbewahrung mit vertraulichen Dokumenten regeln.
• Die fristgerechte Entsorgung von Dokumenten muss beachtet werden.
• Die Vernichtung von sensiblen Daten muss datenschutzkonform erfolgen.
• Die Auswahl eines Entsorgers muss sorgfältig getroffen werden.
• Alle Mitarbeiter müssen darüber informiert sein, wie mit Dokumenten umzugehen ist.