"Rauchende Köpfe"Wer suchet, der findet: Mit PVS die Abrechnung checken

Wurden erbrachte Leistungen vergessen zu dokumentieren und abzurechnen, fragt sich: Wie kann man auf den letzten Drücker noch möglichst viele dieser Behandlungsfälle identifizieren, um die Abrechnungsziffern nachzutragen?

Viele Praxen sind davon abgekommen, regelmäßig Tageslisten abzuarbeiten, weil dies sehr zeitaufwändig ist. Ebenfalls unrealistisch wäre es, alle Karteikarten am Quartalsende durchzusehen. Wie identifiziert man also die Fälle mit vergessenen Ziffern effektiv?

Hier empfehlen sich gezielte Suchläufe, bei denen man mit Hilfe der Praxissoftware (PVS) nach Behandlungsfällen sucht,

• bei denen bestimmte Ziffern entweder sicher abzurechnen wären und vergessen wurden,
• oder zumindest diese identifiziert, bei denen sich eine manuelle Kontrolle lohnt.

Im Folgenden finden Sie ein paar Beispiele, wie Sie dies in Ihrer Software umsetzen können. Nach dem Motto: Am Ende des Quartals wird das Geld verdient!

Beim Labor sparen

Ein großer Komplex sind Laborausnahmeziffern (mehr dazu Hausärztliche Praxis 13/25). Diese sorgen dafür, dass bestimmte Laborziffern, indikationsbezogen, das Laborbudget nicht belasten, so dass die Praxis einen möglichst großen Anteil des Wirtschaftlichkeitsbonus gezahlt bekommt. Dieser liegt im optimalen Fall bei 19 Punkten (derzeit 2,35 Euro) pro Behandlungsfall. In einer 1.000-Scheine-Praxis wären dies mit 2.350 Euro im Quartal eine relevante Summe.

Merke: Im Gegensatz zur “alten” Regelung (vor April 2018) gilt das Eintragen einer Laborbefreiungsziffer nicht mehr für sämtliche Laborwerte dieses Patienten, sondern jeder Indikation sind bestimmte Laborwerte zugeordnet, die dann das Budget nicht belasten.

Es schadet außerdem nicht mehr, Ausnahmeziffern einzutragen, da in der Zählung der Patientenzahl für die Berechnung des Bonus auch diese Behandlungsfälle mitgezählt werden (ebenfalls neu seit 2018). Gleichzeitig änderte sich, dass die Ziffer nur noch in der Abrechnungsdatei der Praxis enthalten sein muss, also in der Patientenkartei eingetragen und nicht mehr an das Labor übergeben wird.

Was können Sie nun suchen?

Suchen für Diabetiker

Es lohnt sich beispielsweise, einen Suchlauf in der Software zu programmieren, der sucht nach

• Patient hat die Diagnose Diabetes
• Patient hat einen Kassenbehandlungsfall in diesem Quartal
• Patient hat in diesem Quartal keine Ziffer 32022 abgerechnet bekommen

Diese Suche zeigt Ihnen alle Diabetiker ohne Ausnahmeziffer. Tragen Sie bei allen die 32022 ein, auch wenn kein Laborwert bestimmt wurde. Da ein HbA1c mit 2,76 Euro Ihr Budget belastet, Sie aber pro Patient im Schnitt nur ein Budget von 1,42 Euro zur Vorfügung haben, helfen Sie sich hiermit.

Tipp: In guten PVS können Sie “Dauerziffern” hinterlegen, die Ihnen automatisch vorgeschlagen werden. Manche können auch Ziffern mit ICD verknüpfen, um diese vorzuschlagen, wenn die Diagnose eingetragen wird. Mitunter ist auch eine Verknüpfung mit ATC-Codes oder Medikamenten als Suchlauf oder Ziffernvorschlag such- oder einstellbar; etwa Insulin mit 32022.

Zwei Suchen für INR-Bestimmung

Ebenfalls lohnt sich die Suche nach der INR-Bestimmung bei Personen unter Marcumar. Diese kostet bei Bestimmung in der Praxis (32026 EBM) 4,70 Euro. Mit der Ausnahmeziffer 32015 belastet dies Ihr Budget nicht. Dafür wäre der einfache und effektive Suchlauf bei Bestimmung in der Praxis:

• Patient hat die Abrechnungsziffer 32026 in diesem Quartal
• Patient hat nicht die Abrechnungsziffer 32015 in diesem Quartal

Lassen Sie hingegen den INR im Labor bestimmen, müssen Sie anders suchen. Sie könnten sich ansehen, wie der Labor-Eintrag in Ihrer Software aussieht und nach diesem suchen. Alternativ könnten Sie bei allen Personen mit oraler Antikoagulation (egal ob Vitamin-K-Antagonisten oder DOAK) die Dauerdiagnose “orale Antikoagulantientherapie” (Z92.1G) hinterlegen. Dann könnten Sie suchen nach

• Patient hat die Diagnose Z92.1G
• Patient hat einen Kassenbehandlungsfall in diesem Quartal
• Patient hat in diesem Quartal keine Ziffer 32015 abgerechnet bekommen

Merke: Hierfür müssen Sie Ihre Diagnosen sehr gut pflegen, sonst ist dieser Suchlauf fehleranfällig. Wer mag, kann sich hier eine Suche programmieren, die Verordnungen von bestimmten Medikamenten bei Patientinnen und Patienten findet, die diese Diagnose nicht hinterlegt haben.

Mikrobiologische Analysen

Relativ teuer sind mikrobiologische Untersuchungen, eine Urinkultur kostet beispielsweise 5,06 Euro (was dem Laborbudget von 3,6 Personen entspricht). Diese belastet das Budget jedoch nicht, falls Sie den Behandlungsfall mit der Ausnahmeziffer 32004 (“Diagnostik zur Bestimmung der Dauer, Dosierung und Art eines ggf. nötigen Antibiotikums vor Einleitung der Antibiotika-Therapie oder bei persistierender Symptomatik vor erneuter Verordnung”) markieren.

Merke: Da man eine Urinkultur (oder andere mikrobiologische Abstriche, die ebenfalls mit dieser Ziffer befreit werden) nur anlegen lässt, wenn man auch über eine antibiotische Therapie nachdenkt, ist das Ansetzen der Ziffer hier immer erlaubt. Wie finden wir nun diese Behandlungsfälle?

Man könnte einerseits nach dem Kartei-Eintrag suchen, der vom Labor übertragen wird, dazu muss man individuell nachsehen, wie dieser aussieht. Sollte sich dies in Ihrer Software nicht umsetzen lassen, könnten Sie auch nach den von Ihnen häufig verordneten Antibiotika suchen oder nach Diagnosen wie “Harnwegsinfekt” oder evtl. nach dem Laborauftrag – dies hängt tatsächlich sehr davon ab, was in Ihrer Kartei wie dokumentiert wird.

Tipp: Manche Labore bieten Praxen als Service an, eine Liste der Patientinnen und Patienten zu erstellen, bei denen mikrobiologische Untersuchungen stattgefunden haben.

ePA abgerechnet?

Unklar war bei Redaktionsschluss dieser Ausgabe, wie lange die ePA-Ziffern 01647/8 EBM noch bestehen bleiben. Derzeit gelten Sie bis Ende Dezember 2025.

So lange es sie noch gibt, lohnt es sich aber unbedingt, sie anzusetzen. Hier steht die 01648 für die Erstbefüllung der ePA (von manchen liebevoll als “Erstbemüllung” bezeichnet), aufgrund der höheren Bewertung im Fokus. Diese kann pro Versichertem nur einmal abgerechnet werden: Es gilt, “wer zuerst kommt, mahlt zuerst”.

Zur Erinnerung: Falls nur von der Krankenkasse Daten eingestellt wurden, gilt die ePA noch nicht als erstbefüllt, Sie können hier also die 01648 abrechnen, wenn Sie etwas hochladen.

Nach derzeitigem Kenntnisstand soll die 01647 EBM für den Folgezugriff auf die ePA zunächst weiter gelten. Hier ist zu beachten, dass die Beschreibung des obligaten Leistungsinhalts sich auf “Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung” von Daten bezieht, also nicht zwingend Daten hochgeladen werden müssen, um die Ziffer abrechnen zu können. Es genügt nach allgemeiner Einschätzung, wenn Sie Zugriff auf die ePA hatten. Natürlich kann es vorkommen, dass nicht bei jedem Kontakt die ePA geöffnet wird, so dass es sich lohnt, nach Personen zu suchen, bei denen keine der beiden Ziffern eingetragen wurde. Der Suchlauf wäre also:

• Kassen-Behandlungsfall im aktuellen Quartal
• Abrechnung der Quartalspauschale 03001, 03002, 03003, 03004 oder 03005
• keine Abrechnung der Ziffer 01648 und 01647
• nach Möglichkeit Ausschluss der Kostenträger, die keine ePA ermöglichen (Bundespolizei, Feuerwehr etc.)

Für Fortgeschrittene: Tragen Sie bei Menschen, die der ePA widersprochen haben, eine eindeutige “Markierung” in die Karteikarte ein. Nach dieser können Sie dann suchen. In Ihre Suche integrieren Sie die Bedingung “hat nicht den Eintrag XY in der Kartei”.

Wählen Sie den Eintrag so, dass Sie ihn nicht im normalen Text immer wieder verwenden. Die Verwendung von Sonderzeichen kann hier helfen – wie zum Beispiel “#epa-Widerspruch”. Da Sonderzeichen in manchen PVS für bestimmte andere Funktionen genutzt werden, bieten sich je nach PVS dafür unterschiedliche Optionen an. Sinnvoll ist es, Textbausteine zu verwenden, um Tippfehler zu vermeiden.

Fazit

• Mit gezielten Suchen hilft das PVS, fehlende Abrechnungsziffern zu finden.
• Häufig werden etwa Laborausnahmeziffern vergessen.
• Für manche Konstellationen braucht es Fallmarkierungen, um diese bei einer späteren Suche besser zu identifizieren.