"Rauchende Köpfe"Wer suchet, der findet: Mit PVS Ältere und Chroniker besser abrechnen

Suchläufe zum Ende des Quartals finden in vielen Praxen statt, um Behandlungsfälle zu finden, in denen Leistungen zwar erbracht, die zugehörige Abrechnungsziffer jedoch nicht eingetragen wurde. In Teil 1 der Serie (“Hausärztliche Praxis” 20/25) haben wir hier bereits Anregungen gegeben, welche Suchen sinnvoll sein könnten. Heute wollen wir Ihnen weitere vorstellen.

Gern würden wir Ihnen detailliert erläutern, wie genau sie solche Suchläufe programmieren, leider ist dies jedoch aufgrund der großen Unterschiede der verschiedenen Praxisverwaltungsprogramme nicht möglich. Sprechen Sie daher unbedingt mit Ihrer PVS-Betreuung, um zu klären, wie Sie am besten vorgehen. Ebenfalls sehr hilfreich kann es sein, sich mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, die die gleiche Software nutzen. Tipp: Manche Programme bieten hierzu bereits Internetforen zum kollegialen Austausch an.

Ebenfalls hier nicht darstellen können wir Suchläufe für die Verträge zur Hausarztzentrierten Versorgung (HZV), da diese regional und zwischen den verschiedenen Kassen unterschiedlich ausfallen. Sie funktionieren nach dem gleichen Prinzip, müssen aber je nach Vertrag angepasst werden. Eine Vereinheitlichung wäre aus unserer Sicht wünschenswert.

Tipp: Die meisten Landesverbände des Hausärztinnen- und Hausärzteverbandes bieten Praxisberatungen an.

Suche für Geriatrie-Assessments

Die meisten von uns betreuen geriatrische Patientinnen und Patienten. Bei diesen ist es aus Abrechnungsgründen sinnvoll, zweimal im Jahr ein geriatrisches Basisassessment durchzuführen. Dies wird mit der Ziffer 03360 EBM abgerechnet (14 Euro). Wenn Ihre Software dies erlaubt, programmieren Sie sich eine Suche, die Personen identifiziert, die mindestens 70 Jahre alt sind und bei denen in diesem und dem letzten Quartal keine 03360 abgerechnet wurde. Ein automatischer Hinweis des Programms beim Öffnen der Karteikarte kann Ihnen hier helfen, an die Assessments zu denken. Klären Sie mit Ihrem PVS-Anbieter ggf., ob und wie Sie dies einstellen können.

Merke: Natürlich dürften Sie die Assessments auch in zwei Quartalen nacheinander abrechnen, dann aber zwei Quartale lang nicht mehr (erlaubt: zwei Quartale im Behandlungsfall, also im Zeitraum von vier Quartalen). Die meisten Praxen sind pragmatisch dazu übergegangen, die Assessments jedes zweite Quartal durchzuführen.

Wichtig: Eine Delegation an MFA ist grundsätzlich möglich, für die Abrechnung ist jedoch am Ende ein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt erforderlich. Das bedeutet, dass zum Beispiel im Pflegeheim die MFA die Assessments vorbereiten kann (etwa Timed “Up-and-Go”-Test und Barthel-Index). Die klinische Einschätzung durch die Ärztin oder den Arzt erfolgt dann aber beim ärztlichen Hausbesuch, bei dem die Ziffer abgerechnet wird. Die Leistung wird somit abgerechnet, wenn sie vollständig erbracht wurde, dies ist im genannten Fall beim ärztlichen Kontakt zutreffend.

Zur Erinnerung: Obligater Leistungsinhalt des geriatrischen Assessments ist

1. ein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt
2. Erheben und/oder Monitoring von Funktionseinschränkungen
3. Beurteilung der Selbstversorgungsfähigkeiten mit standartisiertem Testverfahren (etwa Barthel-Index)
4. Beurteilung der Mobilität und Sturzgefahr mit standartisiertem Testverfahen (beispielsweise Timed “Up-and-Go”-Test)

Nur für Punkt 3 und 4 sind Testverfahren vorgeschrieben.

Es existiert keine verbindliche Liste von Diagnosen, die vorliegen müssen, sofern die Person mindestens 70 Jahre alt ist. Die geriatrischen Ziffern 03360/2 EBM sind bei Menschen unter 70 Jahren jedoch nur bei Vorliegen der Diagnosen F00.- bis F02.-, G20.1-, G20.2-, G30.- ansetzbar.

Das genannte Assessment ist Voraussetzung, um die geriatrische Betreuung nach 03362 EBM (21,56 Euro) abzurechnen. Hier gilt: Die 03360/das Assessment darf nicht länger als vier Quartale zurückliegen. Weitere obligate Leistungsinhalte müssen natürlich erfüllt sein: Dazu zählen etwa das

• Vorliegen geriatrischer Diagnosen,
• zwei Arzt-Patienten-Kontakte im Quartal,
• Überprüfen der Medikation etc.

Um nun festzustellen, bei wem die Ziffer potentiell nachgetragen werden kann, suchen Sie nach Behandlungsfällen, bei denen die Person in den letzten vier Quartalen mindestens einmal die Ziffer 03360 EBM abgerechnet bekommen hat. Prüfen Sie dann, ob die Leistung erbracht wurde und tragen ggf. die Ziffer 03362 EBM nach, sofern mindestens zwei Kontakte stattgefunden haben.

Wichtig: Wir gehen davon aus, dass im ärztlichen Kontakt die geriatrischen Erkrankungen behandelt und die Medikation überprüft werden. Somit sollte in jedem Quartal mit zwei Arzt-Patienten-Kontakten die 03362 EBM auch abgerechnet werden.

Chroniker-Status setzen

Wie findet man Patientinnen und Patienten, bei denen die Chroniker-Zuschläge vergessen wurden? Hier wird es schon etwas komplizierter, denn man kann Karteikarten von Menschen mit chronischen Erkrankungen nicht so einfach erkennen. Viele Programme bieten die Möglichkeit, einen “Chroniker-Status” zu setzen, also die Karteien zu markieren. Dann muss man also nach Behandlungsfällen suchen, bei denen keine 03220 EBM abgerechnet wurde, obwohl die Person als Chroniker markiert wurde. Diese müssen durchgesehen werden, ob die 4-3-2-1-Regel für die Abrechnung der Chroniker-Ziffern erfüllt ist, dann kann man die Ziffern nachtragen.

Zur Erinnerung, die 4-3-2-1-Regel beinhaltet:

• Behandlung innerhalb von 4 Quartalen,
• davon 3 mit Behandlungsfall/Praxiskontakt (mindestens Ziffer 01430 oder 01435 EBM),
• davon 2 Quartale mit persönlichem Kontakt oder Abrechnung der 0300x (davon darf mittlerweile ein Quartal auch “nur” ein Videokontakt gewesen sein),
• wegen 1 chronischen Erkrankung.

Bei diesem Vorgehen müssen Sie allerdings konsequent alle chronisch Kranken auch als “Chroniker” markieren.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, nach Patientinnen und Patienten zu suchen, die in den letzten Quartalen eine 03220 EBM abgerechnet bekommen haben, im aktuellen Quartal aber nicht. Darüber finden Sie evtl. weitere Behandlungsfälle und können diese Personen beim Abarbeiten des Suchlaufs gleich noch als “Chroniker” markieren (sofern Ihre Software diese Option bietet).

Wenn Ihre Software die Möglichkeit hat, nach anderen Ziffern zu suchen, die an anderen Tagen eingetragen wurden, können Sie noch folgende Suche anwenden: Alle Personen mit 03220, bei denen an einem anderen Tag des aktuellen Quartals eine andere Ziffer abgerechnet wurde, aber keine 03221. Diese wäre dann auf jeden Fall für den zweiten Chroniker-Kontakt abrechenbar. Leider bieten nicht alle Softwareprogramme diese Möglichkeit an. Wiederum andere haben eine Chroniker-Erkennung als Funktion eigenständig implementiert, wenn Dauerdiagnosen vorhanden sind.

An Heimvertragsziffern denken

Betreut Ihre Praxis Menschen im Pflegeheim und hat einen Heimvertrag abgeschlossen? Dann empfehlen die “Rauchenden Köpfe”, die Patientinnen und Patienten per Software zu markieren, die in dem entsprechenden Heim leben. Dann können Sie zum Quartalsende diese Behandlungsfälle durchsehen, ob an alle Zuschlagsziffern gedacht wurde – entweder sehen Sie die Karteikarten komplett durch, oder mit einer Suche “Heimpatient ohne Ziffer xy”.

Tipp: Eine mögliche Markierung des Patienten wäre hier ein Karteieintrag, nach dem Sie suchen können. Sinnvollerweise nehmen Sie eine Kombination, die Sie sonst nicht nutzen. Das Wort “Heim” wäre beispielsweise nicht so günstig, da Sie dies sicher auch einmal bei einer Anamnese eintragen. Ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie betreuen das Heim “Fröhliches Altern” in der Pflegegasse 3. Dann könnten Sie einen Eintrag “#Pflegegasse” in die Kartei schreiben. Das Sonderzeichen “#” sorgt dafür, dass der Eintrag sehr wahrscheinlich nicht bei anderen Menschen auftaucht.

Wichtig: Sonderzeichen sind PVS-abhängig. Wenn der Patient oder die Patientin aus dem Heim auszieht oder stirbt, können Sie den Eintrag in der Kartei lassen und löschen nur das Sonderzeichen, schon taucht er auf der Suchliste “alle Patienten mit dem Eintrag #Pflegegasse” nicht mehr auf.

Übrigens: Es ist unbedingt empfehlenswert einen Heimvertrag zu schließen. Dies lohnt sich in der Regel bereits, wenn Sie mehr als eine Person im selben Heim betreuen. Mehr zu den Vorteilen und wie man einen Heimvertrag aufsetzt finden Sie unter www.hausarzt.link/PNbGP sowie www.hausarzt.link/tRQNF. Einen Mustervertrag bekommen Sie in der Regel bei Ihrem Hausärztinnen- und Hausärzteverband oder Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung.

Palliativziffern

Ebenso häufig vergessen wird die Abrechnung von Palliativziffern. Auch erreichen Sie dadurch einen “Punkt” für den Zuschlag der neuen Vorhaltepauschale.

Zur besseren Identifikation ist es sinnvoll, bei palliativ erkrankten Menschen gleichzeitig mit dem palliativen Assessment (03370 EBM) die Dauerdiagnose “Z 51.5G Palliativbetreuung” einzutragen. Dies gilt ebenso für die Anerkennung durch die KV als Palliativfall (zumindest bei der KV Niedersachsen). Dann können Sie nach dieser Diagnose suchen und nachsehen, ob Sie bei jedem entsprechenden Kontakt die Betreuungsziffer eingetragen haben:

• 03371 EBM einmal im Quartal beim Praxisbesuch
• 03372 EBM als Zuschlag zum Hausbesuch 01410 oder 01413, einmal je 15 Minuten bis 5 Mal pro Tag
• 03373 EBM als Zuschlag zum Hausbesuch 01415, 01411 oder 01412, einmal je Besuch

Sollten Sie einen ihrer Patientinnen und Patienten vor seinem Tod palliativ betreut haben, so mag es vorkommen, dass Sie vergessen haben, die entsprechenden Ziffern anzusetzen. Prüfen Sie daher die Karteikarten von Verstorbenen auf vollständige Abrechnung und tragen ggf. die fehlenden Leistungsziffern noch nach. Achten Sie hierbei auf Ausschlüsse der Ziffern untereinander sowie mit anderen Ziffern (z.B. mit dem Palliativ-Spicker unter www.hausarzt.link/palliativspicker).

Fazit

• Die Praxissoftware kann Ihnen helfen, vergessene Ziffern zu finden.
• Damit dies zuverlässig klappt, muss man sich aber mitunter im Vorhinein Gedanken machen, wie man Fälle identifizieren kann (etwa Patienten mit Heimvertrag oder Palliativpatienten), und entsprechende Merkmale in den Karteikarten pflegen.