Der Empfangsbereich der Praxis ist oft einer der kritischsten Punkte, wenn es darum geht, vertrauliche Informationen vor Dritten zu schützen. So sind hier mindestens gleich drei bis vier Risikobereiche auszumachen.
Denn der Anmeldetresen ist und bleibt der Meetingpoint: Der eine Patient wird angenommen, ein bis mehrere Personen warten in Hörweite und mindestens eine Person wird verabschiedet. Unweigerlich kann es dann dazu kommen, dass Informationen ausgetauscht werden, die andere Personen besser nicht erfahren sollten.
Wenn der Wartebereich dann nicht abgetrennt ist, parallel noch Telefongespräche geführt werden, bei denen sensible Informationen preisgegeben werden, und womöglich der Praxis-PC von anderen einsehbar ist, dann kann dies nicht im Geringsten als datenschutzkonforme und diskrete Voraussetzung bzw. Verhalten gewertet werden.
Schutzmaßnahmen ergreifen
Es können jedoch verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, um diesen zentralen Bereich zu entlasten und besser zu schützen. Falls nicht schon gegeben, sollte zunächst über bauliche Maßnahmen nachgedacht werden, um den Wartebereich strikt von der Anmeldung zu trennen. Ist dies nicht möglich, dann sollte neben der Einrichtung einer Diskretionszone der Anmeldeprozess zur Entlastung überdacht werden.
So können zum Beispiel digital Termine vergeben werden. Auch digitale Anamneseformulare und Aufklärungsbögen können schon im Vorfeld an die Patientinnen und Patienten übermittelt werden. Des Weiteren könnte das Telefon verlegt oder ein telefonisches Assistenzsystem eingesetzt werden.
Fernmündliche Gespräche sind dann zu führen, wenn keine voll terminierte Sprechstunde stattfindet. Die Mitarbeitenden sollten auch dahingehend geschult werden, wie Telefonate und sonstige Gespräche bestmöglich vertraulich zu führen sind. Zudem kann ein freies Behandlungszimmer als Gesprächsraum dienen, wenn ad hoc doch sensiblere Fragen zu beantworten sind, die sich nicht im Rahmen des Konsultationsgespräches klären ließen.
Häufig sind zwar Wartezimmer in den Praxen vorhanden, aber die Türen sind ausgehängt oder stehen offen. Hier sollte darauf geachtet werden, dass Türen geschlossen sind. Überprüft werden sollte auch, wenn Stühle im Flur vor einem Behandlungsraum stehen und dort ein Gespräch stattfindet, ob etwas zu hören ist. Ggf. ist eine Schallschutzisolierung anzubringen oder die Wartezone ist zu verlegen.
Arbeitsabläufe prüfen
Die Intimsphäre der Patientinnen und Patienten muss selbstverständlich auch gewahrt sein, wenn sie sich wegen einer körperlichen Untersuchung entkleiden müssen. Dabei sollten sie sich ungestört auskleiden können, mindestens hinter einem Paravent oder Vorhang, besser in einem separierten Umkleideraum.
Grundsätzlich sollte erst der Patient begrüßt werden, bevor dieser sich auszieht. Niemand sollte nackt im Sprechzimmer warten müssen. Und auch erst, wenn sich der Patient wieder angekleidet hat, sollten die Ergebnisse der Untersuchung besprochen werden.
Es sollte weiterhin darauf geachtet werden, dass die Tür zum Untersuchungs- bzw. Sprechzimmer während der Untersuchung stets geschlossen ist, damit keine Störungen erfolgen. Ein entsprechendes Hinweisschild, außen an der Tür angebracht, kann helfen.
Hinweisschilder lenken zudem aktiv die Patienten und binden sie somit auch ein, wenn es darum geht, die Privatsphäre anderer zu wahren.
Sensibilisieren und schulen
Bezüglich des Datenschutzes und dem Einsatz von Praxis-PCs ist es wichtig, dass alle im Team darüber informiert sind, dass beim Verlassen des Arbeitsplatzes immer die Sperrfunktion zu nutzen ist, damit kein unbefugter Zugang möglich ist. Monitore sind so aufzustellen, dass nur diejenigen Einsicht erhalten, die dazu auch berechtigt sind.
Darüber hinaus haben Patientenakten und sensible Informationen in öffentlich zugänglichen Bereichen der Praxis nichts verloren. Um personenbezogene Daten herausgeben zu können, muss eine Einwilligungserklärung des Patienten vorliegen. Alle Mitarbeitenden der Praxis sind regelmäßig auf die zwingende Einhaltung der Schweigepflicht, der Vertraulichkeit von Patientendaten und auf die Besonderheiten des Datenschutzes zu schulen.
Fazit
- Bestimmen Sie die kritischen und risikobehafteten Bereiche in der Praxis.
- Etablieren Sie Maßnahmen, um die Privatsphäre der Patientinnen und Patienten zu schützen.
- Trainieren Sie die vertrauliche Kommunikation.
- Schulen Sie Mitarbeitende auf die Einhaltung von Diskretion und Datenschutz.
