"Rauchende Köpfe"Die ePA für (K)alle

Bisher haben die Rauchenden Köpfe noch relativ wenig zur elektronischen Patientenakte (ePA) geschrieben, weil sie zunächst nur in den drei Testregionen Hamburg, Franken und Nordrhein-Westfalen in einzelnen Praxen gestartet ist. So sollte der Großteil der Kinderkrankheiten behoben werden, bevor sie auf alle Regionen ausgerollt wird.

Noch zum Ende seiner Amtszeit wollte sich der scheidende Bundesgesundheitsminister Prof. Karl Lauterbach (SPD) aber vermutlich doch noch ein Denkmal setzen: Als letzte große Amtshandlung startete er am 29. April den sogenannten Soft-Rollout der ePA. Das heißt, wer Zugang zur Telematikinfrastruktur (TI) hat und wessen Praxisverwaltungssystem (PVS) bereits das entsprechende ePA-Update hat, kann seitdem auf die ePA zugreifen.

Leider ist nach Meinung der Rauchenden Köpfe noch so mancher Vorschlaghammer nötig, um aus dem groben unfertig wirkenden Klotz, der derzeit eher zu Ablehnung und Verunsicherung führt, eine ePA zu machen, die alle im Alltag bereichert.

Scharfschaltung im vierten Quartal

Noch bis Oktober haben Praxisteams Zeit, sich mit der ePA vertraut zu machen. Denn bis dahin sind aktuell die Sanktionen ausgesetzt. Wer ab Oktober immer noch nicht technisch in der Lage ist, muss dann mit Sanktionen rechnen.

Merke: Da dies erst zum Ende eines Quartals überprüft werden kann, hat man theoretisch noch Zeit, im Laufe des vierten Quartals ePA-fähig zu werden.

Die Sanktionen für fehlende ePA-Funktionalität werden sich nach derzeitiger Rechtslage wie die TI-Sanktionen am Quartalsumsatz der Praxis orientieren.

Merke: Keine direkte finanzielle Sanktion gibt es bisher für die, die es “technisch könnten” aber dann doch nicht nutzen. Trotzdem hat dies anderweitig finanzielle Folgen: Wer die abrechnungsrelevanten Leistungen zur ePA nicht erbringt und nicht abrechnet, dem geht Umsatz verloren!

Zustimmung einholen

Da es sich um extrabudgetär gezahlte Leistungen, derzeit befristet bis 31.Dezember 2025 handelt, macht es betriebswirtschaftlich Sinn, sich damit auseinander zu setzen.

Wichtig: Vor der Übermittlung der Daten in die ePA sind zwei Dinge nötig:

1. Sie müssen prüfen, ob erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige erhebliche Rechte Dritter dem Einstellen entgegenstehen.
2. Versicherte müssen dem ePA-Zugriff zustimmen. Tipp:Wer die ePA-Informationen von www.haev.de/epa oder der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) in seiner Praxis aushängen hat, der darf “durch Stecken der Versichertenkarte” von einer Einwilligung in den ePA-Zugriff ausgehen. Lediglich bei genetischen Befunden ist eine Schriftform vorgeschrieben. Tipp: Wenn Sie entsprechende Diagnostik durchführen, besprechen Sie vorab die Einwilligung, ob die Ergebnisse in die ePA eingestellt werden sollen, und lassen Sie sich dies unterschreiben. Bei “stigmatisierenden” Erkrankungen soll individuell nachgefragt werden. Details dazu finden Sie unter www.kbv.de/epa.

Stehen die obigen Punkte dem Datenübertrag nicht entgegen, erfolgt die Erstbefüllung der ePA nach Paragraf 341 und 346 Abs. 6 SGB V (www.kbv.de/media/sp/ePA-Erstbefuellungsvereinbarung.pdf). Dabei prüfen und ergänzen Sie die Metadaten der von Ihnen eingestellten Dokumente.

Welche Daten sind hochzuladen?

Einzustellen sind von Ärztinnen und Ärzten nicht sämtliche Daten, sondern pragmatisch nur:

• was für nachfolgend Behandelnde behandlungsrelevant sein kann,
• in geeigneter Form vorliegt und
• selbst erhoben/erstellt wurde.

Mitnichten müssen Sie alte oder neue fremde Befunde ein- oder nachpflegen. Dies obliegt denen, die etwa fachärztlich oder im Krankenhaus einen Brief erstellen. Wo es medizinisch Sinn ergibt, also bei Heimbewohnenden “dürfen” Sie aber auch Fremdbefunde (wie die letzten Klinikbriefe) hochladen.

Im Allgemeinen sollten Befunde, Diagnosen sowie erfolgte und geplante Therapiemaßnahmen aber auch Ergebnisse aus Früherkennungsuntersuchungen, Behandlungsberichte und sonstige untersuchungs- und behandlungsbezogene medizinische Informationen hochgeladen werden.

Da dies hausärztlich in der Regel noch nicht ePA-geeignet erstellt und nicht entsprechend konvertiert werden muss, bleibt hier bisher im Alltag alles beim Alten. Liegen Laborbefunde oder ein von Ihnen erstelltes EKG, Langzeitblutdruckmessung oder Langzeit-EKG als PDF vor, ist dieses (nach Besprechung mit den Versicherten) in die ePA hochzuladen.

Die Konvertierung ins ePA-taugliche PDF/A-Format soll das PVS automatisch machen. “Händisch” konvertieren müssen Ärztinnen und Ärzte nichts − in solchen Fällen besteht keine Pflicht zum Upload. Dies trifft etwa auf Sonographie-Bilder zu.

Bereits automatisiert stellen die Kassen (aus den Quartalsabrechnungen heraus) je nach Kasse Diagnosen aber auch Abrechnungsdaten in die ePA ein. Dies allerdings mit rund sechs Monaten Verzögerung. Ob dies mittelfristig zu Diskussionen mit Versicherten führt, bleibt abzuwarten.

Traum “automatisierter Upload”

Absehbar sollen neben elektronischem Medikationsplan, elektronischer Patientenkurzakte/Notfalldaten dann auch elektronische Arztbriefe, elektronisches Untersuchungsheft für Kinder, eImpfpass und eMutterpass in der ePA gespeichert werden. Wie dies technisch erfolgt, bleibt abzuwarten.

Wünschenswert wäre es, wenn das PVS einen automatisierten Upload des bundeseinheitlichen Medikationsplans oder der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ermöglichen würde. Manche PVS können dies bereits. Leider hat es die oft praxisferne, beratungsresistent wirkende Gematik in der Spezifikation verpasst, solche grundlegenden “Alltags-Must-Haves” in das Lastenheft der PVS-Anbieter zu schreiben. So baden Ärztinnen und Ärzte derzeit zum Teil unfertige oder unbrauchbare Software in der Praxis aus.

Attraktive ePA-Ziffern

Die Zusatzpauschale ePA-Erstbefüllung (01648 EBM) ist mit 11,03 Euro bewertet. Hiermit wird die sektorenübergreifende Erstbefüllung mit medizinischen Daten durch Leistungserbringende, also vertrag(zahn)ärztlich Tätige sowie Krankenhäuser, einmalig vergütet.

Es ist also egal, ob zuvor eine Krankenkasse oder Versicherte selbst etwas in die ePA eingestellt haben.

Merke: Wenn Sie als Praxis die sind, die erstmalig etwas gemäß der ePA-Erstbefüllungsvereinbarung (s.o.) und ggf. ans Personal delegiert, hochladen, dann dürfen Sie die 01648 als Zuschlag beispielsweise zur Quartalspauschale (03000 EBM) abrechnen. Wichtig ist hierbei, dass formal ein Dokument ausreicht. Ein Hochladen der gesamten Vorkartei entfällt und ist auch “nicht machbar”.

Finden Sie schon medizinische Unterlagen in der ePA, die eine andere Praxis oder ein Krankenhaus hochgeladen hat, oder haben Sie selbst schon in einem Vorquartal die 01648 EBM erbracht, kommt die Zusatzpauschale ePA-Unterstützungsleistung (01647 EBM) zum Tragen. Diese ist nur mit 1,86 Euro bewertet.

Da der EBM-Wortlaut unter anderem “Erfassung und/oder Verarbeitung und/oder Speicherung von Daten nach Paragraf 341 Absatz 2 Nrn. 1 bis 5 und 10 bis 13 SGB V aus dem aktuellen Behandlungskontext” umfasst, reicht nach Interpretation der Rauchenden Köpfe die “Einsichtnahme” zur Abrechnung der 01647 aus.

Es muss also nicht zwingend jedes Quartal etwas in die ePA hochgeladen werden: Allein das Überprüfen, ob etwas relevantes Neues in der ePA vorliegt, wird derzeit vergütet. Medizinisch ist die Einsichtnahme in die ePA nur nötig, wenn sich aus der Anamnese der Hinweis ergibt, “in der ePA kann dazu etwas Relevantes stehen”.

Ergänzend sei gesagt: Die 01648 und 01647 sind Zuschlagsziffern zur Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale (Details siehe EBM). Beide sind derzeit bis 31. Dezember befristet. Findet kein persönlicher oder Videokontakt statt, darf für den Umgang mit der ePA zusätzlich die 01431 EBM (0,37 Euro) berechnet werden. Sie ist ein Zuschlag zur 01430 (Verwaltungskomplex), 01435 (Bereitschaftspauschale) oder 01820 (Pillenrezept) und viermal im Arztfall, aber nicht mehrfach am Tag erlaubt.

Aus leidlicher Abrechnungserfahrung sollte die EBM-Ziffer für VERAH/MFA-Besuch durch zeitliche Markierung von den ePA-Ziffern getrennt werden, damit diese nicht gestrichen wird. Beispiel: Rechnen Sie den Besuch nach 03062 um 8:15 Uhr ab, das Hochladen der Wunddoku nach 01647 erst um 9:30 Uhr. Merke: Das “kann verschieden” in den KVen regional ausgelegt werden.

Wünschenswert wäre eine automatisierte Ablage der korrekten Abrechnungsziffern. Leider ist dies generell verboten und war bislang nur bei wenigen Ziffern automatisiert erlaubt (eArztbrief, Coronaimpfung). Wirtschaftlich betrachtet sind die 01648 und 01647 bisher attraktiv – wie die Extraarbeit ab 2026 vergütet wird, bleibt abzuwarten. Wie die ePA in den Verträgen zur hausarztzentrierten Versorgung (HZV) honoriert wird, klären Sie am besten regional mit Ihrem Hausärztinnen- und Hausärzteverband.